La elección de la sala de conferencias correcta es el primer paso en la planificación de cualquier evento empresarial. 

Este espacio no solo debe ser funcional y estar bien equipado, sino que además debe resonar con la imagen y los objetivos del evento. 

En este artículo veremos cómo elegir una sala de conferencias, y qué factores influyen a la hora de la elección por parte de los organizadores, asegurando que el lugar elegido facilite una experiencia exitosa tanto para los presentadores como para los asistentes.

Definir los requerimientos específicos

El paso previo a buscar una sala de conferencias, es determinar los objetivos y necesidades de tu evento. 

Es recomendable enumerar aspectos como la capacidad de asistentes, el tipo de mobiliario necesario, las tecnologías que se van a usar, y si se requerirán áreas adicionales para descansos o networking. 

También se deben considerar las necesidades audiovisuales del evento, y si este será presencial o híbrido. 

Mediante este paso inicial, se pueden filtrar opciones, apuntando a lugares que realmente se ajusten a tus necesidades específicas, y garantizando que el espacio elegido contribuya al éxito del evento.

Pensar en la comodidad de los asistentes

A la hora de elegir una sala de conferencias, se debe pensar tanto en la conveniencia como en la comodidad de los asistentes al evento.

Para eso se deben priorizar salas que estén en ubicaciones fácilmente accesibles a través de diferentes medios de transporte, incluidos aeropuertos si esperas participantes que viven fuera de la ciudad.

También se puede verificar la disponibilidad de estacionamientos, restaurantes y otras comodidades urbanas para la conveniencia de los asistentes.

Elegir un lugar accesible y con buena ubicación facilita la logística, mejora la experiencia del evento y eso se traduce en una mayor asistencia y participación de los asistentes.

Evaluar las instalaciones tecnológicas

La tecnología es un componente fundamental a la hora de organizar eventos, por lo que se busca que la sala de conferencias cuente con el equipamiento adecuado para satisfacer las necesidades técnicas del evento.

Estas necesidades pueden determinar el espacio que se va a elegir, priorizando aquellos espacios que cuenten con sistemas de proyección de calidad, equipo de sonido y micrófonos adecuados para el tamaño del lugar.

Que el espacio cuente con una conexión a internet óptima es otro factor importante, más aún en casos de eventos híbridos o que requieran una transmisión en línea de cualquier tipo.

Además de evaluar las instalaciones tecnológicas de la sala de conferencias, se debe consultar si se cuenta con un soporte técnico, algo muy importante para el uso correcto de los dispositivos y tecnologías, así como para resolver cualquier eventualidad que pueda suceder durante el evento.

Inspeccionar la flexibilidad del espacio

Elegir un espacio que ofrezca flexibilidad en la configuración y adaptabilidad a diferentes formatos es ideal para poder adaptarse a los distintos tipos de interacciones que tu evento pueda requerir. 

Para ello, es importante consultar si la sala puede ser reorganizada en diferentes momentos durante el evento. 

Por ejemplo, en un mismo evento pueden realizarse paneles de presentación, mesas redondas de discusión, talleres y sesiones de brainstorming. 

Esto requiere que la sala de conferencias sea un espacio versátil y flexible, mejorando de esa forma la experiencia general de los asistentes al evento.

Consulta sobre servicios adicionales

Al seleccionar una sala de conferencias, los servicios adicionales que ofrece el lugar pueden marcar una gran diferencia en la conveniencia y el éxito de tu evento. 

Por ejemplo, el acceso a cocinas equipadas permite a los organizadores del evento manejar el servicio de comidas y bebidas de forma autónoma, o contratar a una empresa que se ocupe de esta tarea.

Otro servicio adicional por el que se recomienda consultar es el de la recepción, ya que libera al organizador de recibir a sus invitados, permitiendo enfocarse en otros aspectos logísticos del evento.

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Bao Workcenter cuenta con un espacio multieventos, de fácil acceso al encontrarse en una zona céntrica y pensado para llevar a cabo eventos de todo tipo, con una capacidad para 100 personas.

Este espacio incluye el uso de cocinas, asistencia en la recepción de invitados, sistema de climatización, equipos de sonido y wifi. Además, de forma complementaria, podrás acceder al uso de pantallas y sistemas de iluminación.

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