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Todos hemos escuchado alguna vez el dicho: “dos cabezas piensan más que una”; eso sucede dentro de los equipos de trabajo, donde una lluvia de ideas puede terminar en un increíble consenso para beneficiar estratégicamente a una empresa. Pero, ¿dónde se da este momento de inspiración?, la mayoría de las veces en las salas de reunión porque sin duda, el trabajo en equipo es vital.

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Las salas de reunión son espacios de colaboración entre equipos de trabajo. Es dentro de estas donde se toman la mayoría de decisiones o se cierran grandes acuerdos. Muchas veces, las características de estas salas influyen en el clima general de la reunión y son sin duda, determinantes para su éxito.

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Aunque esto no es del todo determinante, un equipo que trabaje de acuerdo a sus necesidades se sentirá mucho más cómodo, lo que a su vez generará mayor productividad. Es por ello, que a la hora de elegir el tipo de salas de reunión perfecta para la diversidad de los empleados, se pueden tener en cuenta las siguientes características.

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Hay varias maneras de distribuir una sala de reunión. Entre los más usados se encuentran:

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Montaje imperial: un espacio en el que se busca transmitir la sensación de “enfrentamiento de ideas”. Es mayormente utilizada para debates, presentaciones sencillas o juntas generales.

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Circular: más que nada se usa en dinámicas de grupo, incluso para algún taller informativo. En este tipo de espacio, el líder del equipo se sienta en la cabecera y el resto a los lados.

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En U: con esta metodología, se limita la presencialidad del grupo asistente. Pero como ventaja, ofrece la sensación de igualdad entre los presentes y le da un toque más informal a la reunión.

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Tipo aula: como su nombre lo indica, en este tipo de espacio el montaje es tipo escuela. Suele ser usado para presentaciones de proyectos o cursos y se asemeja a la distribución tipo teatro, que a diferencia de la primera, se usa para audiencias con mayor cantidad de personas.

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• Comodidad: el clima de la reunión es importante para lograr su finalidad. Aunque se busca la privacidad, también es necesario un espacio amplio, de acuerdo al grupo asistente a la reunión, con luz adecuada.
• Diseño ergonómico: los elementos en las salas de reunión deben tener esta característica, es decir que se acoplen a las necesidades fisiológicas, anatómicas y psicológicas de los trabajadores involucrados. Es importante que su decoración sea sobria, pero al mismo tiempo acogedora, para evitar distracciones y garantizar un buen nivel de productividad.
• Equipos audiovisuales: toda sala de reunión debe contar con diversos equipos tecnológicos que faciliten la exposición del grupo de trabajo.
• Servicio de coffee break y/o catering: es indispensable para el desarrollo de reuniones largas.

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